Política de privacidad

Resumen

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales está vigente desde el 26 de septiembre de 2026 y se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Lo esencial:

• Quién responde por tus datos: Nicolás Mancera Barrero (Colnexo), con domicilio en Zipaquirá, Cundinamarca. Escríbenos a legal@colnexo.com.
• Qué datos usamos: los de tu negocio y cuenta (nombre, dirección, teléfonos, correo, contraseña cifrada, redes), los que nos da Google si entras con Google (correo, nombre, foto e identificador), datos de navegación y cookies, y tus mensajes si nos escribes. No pedimos datos sensibles.
• Para qué: publicar tu ficha, administrar tu cuenta, prestarte el servicio, atender tus solicitudes, medir y mejorar el sitio y, solo si lo autorizas, enviarte novedades. No vendemos tus datos.
• Clientes de los comercios (plan Pro Inteligente): si eres cliente de un negocio que usa nuestro asistente de mensajería, el negocio decide sobre tus datos y Colnexo los trata por su cuenta, como encargado.
• Terceros y exterior: usamos proveedores de alojamiento, seguridad, analítica, mensajería y publicidad (por ejemplo Google, Meta y Cloudflare); algunos tratan datos fuera de Colombia, siempre bajo las reglas del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Tus derechos: puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, pedir prueba de tu autorización o revocarla, con respuesta en 10 días hábiles (consultas) o 15 días hábiles (reclamos). Ver la página de PQRS y Habeas Data.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Conforme al artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, te informamos quién trata tus datos:

• Responsable: Nicolás Mancera Barrero, persona natural, titular del nombre comercial Colnexo (plataforma web de directorio y vitrinas digitales para negocios de Sabana Centro), identificado con cédula de ciudadanía y NIT 1075689484.
• Domicilio: Zipaquirá, Cundinamarca, Colombia.
• Correo de privacidad y asuntos legales: legal@colnexo.com
• Sitio web: https://colnexo.com
• Teléfono de contacto: +57 322 451 0987.
• Área encargada de tus solicitudes: el titular de Colnexo, por el correo anterior o por el formulario de la página de PQRS.

Esta política aplica a todos los datos personales que Colnexo trate como Responsable. Cuando Colnexo actúa como Encargado por cuenta de un Comerciante, se aplica además lo explicado en la sección 2.

2. Cuándo Colnexo es Responsable y cuándo Encargado

La Ley 1581 de 2012 (artículo 3) distingue dos roles: el Responsable decide sobre la base de datos y el tratamiento; el Encargado trata los datos por cuenta del Responsable. En Colnexo pasa lo siguiente:

Si eres cliente de un negocio y quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, puedes dirigirte al negocio o a Colnexo; en el segundo caso, trasladaremos tu solicitud al Comerciante y te informaremos, y colaboraremos para que se atienda en los plazos legales.

3. Qué datos tratamos

Datos de Comerciantes

• Datos públicos de la ficha: nombre del negocio, logo, fotos, descripción, categoría, municipio, dirección, horarios, teléfono de contacto, redes sociales, productos con precio. Se publican porque tú los pones en tu vitrina para que los clientes te encuentren. Son datos de contacto comercial que decides hacer visibles.
• Datos privados de cuenta y verificación: nombre del dueño o encargado, correo electrónico, contraseña (que guardamos cifrada mediante hash y nunca en texto legible) y, cuando te lo solicitemos para verificar tu negocio y cumplir el artículo 53 de la Ley 1480 de 2011, tu documento de identificación o NIT, dirección física de notificaciones y teléfonos.
• Datos de facturación y pago del plan, cuando contratas un plan de pago.

Datos de Visitantes y usuarios

• Si te registras con Google: recibimos tu correo, nombre, foto de perfil e identificador de cuenta de Google. No recibimos nada más (no accedemos a tus contactos, correos ni archivos).
• Reseñas: el nombre o alias que elijas mostrar, la calificación y el comentario.
• Formularios, PQRS y boletín: nombre, correo y el contenido de tu mensaje o solicitud.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, páginas visitadas, fecha y hora, y datos recogidos por cookies (ver la Política de Cookies).
• Clics de contacto: contamos cuántas personas hacen clic en los botones de contacto o llamada de una ficha para mostrarle esas métricas al Comerciante; el contenido de la conversación ocurre fuera de Colnexo, en la aplicación de mensajería o en tu teléfono.

Datos de clientes de Comerciantes (solo como Encargado)

Nombre, número de teléfono, contenido de los mensajes, pedidos, compras y pagos por verificar, que el Comerciante nos transmite o que llegan a su canal de mensajería cuando usa Pro Inteligente.

Datos que no queremos

No solicitamos datos sensibles (los que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como salud, origen étnico, orientación política o datos biométricos, artículo 5 de la Ley 1581 de 2012) ni datos de niños, niñas y adolescentes. La Plataforma es para mayores de 18 años. Si en un formulario o en una conversación aparecen datos sensibles, tu respuesta es facultativa; solo los tratamos con tu autorización explícita (artículo 6) y si nos damos cuenta de que recibimos datos de un menor, los eliminamos (artículo 7).

4. Para qué usamos tus datos (finalidades)

Tratamos los datos únicamente para finalidades legítimas e informadas (principio de finalidad, artículo 4, literal b, de la Ley 1581 de 2012):

1. Crear y administrar tu cuenta, autenticarte (con correo o con Google) y mantener tu sesión segura.
2. Publicar la ficha de tu negocio en el directorio y hacerla visible en buscadores como Google y Bing.
3. Permitir que los Visitantes contacten al Comerciante por mensajería o llamada, y mostrarle métricas de visitas y clics.
4. Verificar la identidad del Comerciante y llevar el registro de oferentes que exige el artículo 53 de la Ley 1480 de 2011, y entregarlo a quien compró un producto para presentar una queja o a la autoridad que lo solicite.
5. Prestar las funciones de los planes: mini-web, asistente de color y descripciones con IA, y, en Pro Inteligente, asistente de mensajería, CRM, inventario y contador.
6. Gestionar cobros, facturación y activación de planes.
7. Moderar reseñas y contenido, prevenir fraude y abusos, y garantizar la seguridad de la Plataforma.
8. Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, incluidos los de habeas data.
9. Enviarte comunicaciones operativas (seguridad de la cuenta, cambios del servicio, cobros).
10. Enviarte boletines, novedades y píldoras de crecimiento, solo si lo autorizas (casilla o suscripción), y con enlace para darte de baja.
11. Medir el uso del sitio y mejorar el servicio con herramientas de analítica y, si aceptas cookies de marketing, medir y optimizar la publicidad de Colnexo.
12. Cumplir obligaciones legales y defender los derechos de Colnexo en procesos judiciales o administrativos.

Las finalidades 10 y 11 (boletín, analítica y marketing) no son necesarias para prestarte el servicio: puedes aceptar o rechazar las cookies correspondientes sin perder acceso.

5. Tu autorización

El tratamiento requiere tu autorización previa, expresa e informada (artículos 4, literal c, y 9 de la Ley 1581 de 2012). Cómo la obtenemos:

• Al registrarte, mediante una casilla que no viene premarcada y que debes marcar tú, junto al enlace a esta política y a los Términos y Condiciones. Es una manifestación inequívoca, válida según el artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015; el silencio no es autorización.
• Al suscribirte al boletín, con una acción tuya de suscripción.
• Al aceptar cookies no necesarias, desde el aviso y el enlace «Configurar cookies».
• Al enviarnos un formulario o mensaje, por el uso que le des a ese canal para esa finalidad.

Conservamos prueba de tu autorización (fecha, versión del texto y cuenta) y te entregamos copia cuando la solicites (artículo 8, literal b, y artículo 12, parágrafo, de la Ley 1581 de 2012; artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015). Puedes revocarla o pedir la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015). Revocar cookies o el boletín no afecta el resto del servicio.

La autorización no es necesaria para los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo cuando una autoridad la exige en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, o para datos de naturaleza pública.

6. Proveedores y terceros que participan en el tratamiento

No vendemos tus datos ni los cedemos para publicidad de terceros. Sí usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (transmisión) o por su propia cuenta cuando las herramientas lo implican (transferencia). Estos son los principales:

Cuando Colnexo comparte datos con un proveedor que los trata solo por su cuenta, exige contractualmente seguridad y confidencialidad y el uso exclusivo para la finalidad encargada (contrato de transmisión, artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Google y Meta, además, tratan los datos que reciben por medio del inicio de sesión, la mensajería, cookies y píxeles bajo sus propias políticas de privacidad, de las que ellos son responsables; te recomendamos revisarlas.

También podemos entregar datos a autoridades competentes cuando lo exija la ley o una orden judicial o administrativa (artículo 13 de la Ley 1581 de 2012).

7. Transmisión y transferencia internacional de datos

Algunos proveedores tratan datos en servidores ubicados fuera de Colombia. La ley distingue dos casos:

• Transmisión (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015): Colnexo envía datos a un Encargado que los trata por su cuenta, dentro o fuera del país. Si existe contrato de transmisión, no se requiere informar al titular ni obtener un consentimiento adicional.
• Transferencia (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012): los datos se envían a otro Responsable que decide por sí mismo sobre ellos. Está prohibida hacia países que no tengan un nivel adecuado de protección, salvo excepciones, entre ellas que el titular haya dado su autorización expresa e inequívoca.

La SIC publica la lista de países con nivel adecuado de protección, que incluye, entre otros, a Estados Unidos de América, Alemania, España, Francia, Países Bajos, Reino Unido, Japón, México, Perú y los países declarados adecuados por la Comisión Europea. Nuestros proveedores principales operan en esos países. Cuando un dato deba ir a un país que no figure en esa lista, lo hacemos solo si se cumple una excepción del artículo 26 (por ejemplo, tu autorización expresa) o si la SIC emite la declaración de conformidad. Además, aplicamos el principio de responsabilidad demostrada: exigimos medidas apropiadas y efectivas de seguridad a los proveedores que reciben tus datos.

Al aceptar esta política, autorizas de manera expresa e inequívoca la transferencia y transmisión internacional de tus datos a los proveedores descritos en la sección 6 para las finalidades de la sección 4. El simple tránsito de datos por redes de otros países no es una transferencia.

8. Inicio de sesión con Google y datos de Google

Si eliges entrar con Google, recibimos solo tu correo electrónico, nombre, foto de perfil e identificador de cuenta, y los usamos para crear tu cuenta, reconocerte cuando vuelves y mostrar tu nombre y foto en tu panel. No los usamos para publicidad, no los vendemos ni los transferimos a plataformas publicitarias, y ningún miembro de nuestro equipo los lee salvo que lo necesitemos para seguridad, para atender una solicitud tuya o por exigencia legal. El uso de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. Puedes desvincular tu cuenta de Google de Colnexo desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google y pedirnos que eliminemos los datos asociados.

9. Inteligencia artificial

Usamos modelos de inteligencia artificial de terceros, entre ellos Google Gemini, para (a) sugerir descripciones para tu ficha y (b) generar las respuestas del asistente de mensajería del plan Pro Inteligente. Para ello enviamos al modelo el texto necesario (por ejemplo, tu catálogo y el mensaje del cliente), y solo esos datos. Procuramos minimizar los datos enviados y mantenemos medidas de seguridad. Las respuestas de la IA son sugerencias automáticas que pueden contener errores; el Comerciante es responsable de revisarlas y de informar a sus clientes de que hablan con un asistente automatizado. En estos casos no tomamos decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre ti sin intervención humana. Tienes derecho a conocer cómo se usan tus datos y a pedir hablar con una persona.

10. Comunicaciones comerciales

Solo te enviamos boletines o mensajes promocionales si te suscribes o lo autorizas. Cumplimos la Ley 2300 de 2023 sobre horarios y canales de la publicidad, y no condicionamos ningún servicio a que aceptes recibirla. Puedes darte de baja con el enlace al final de cada correo o escribiendo a legal@colnexo.com, y dejamos de contactarte. Los mensajes estrictamente operativos (por ejemplo, un cambio de contraseña o un cobro) no son publicidad.

11. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las que se recolectaron (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015). En concreto:

• Cuenta y ficha: mientras tu cuenta esté activa. Si la cierras, retiramos tu ficha del directorio y suprimimos tus datos, salvo los que la ley nos obligue a guardar (por ejemplo, soportes contables y de facturación) o que necesitemos para defendernos en una reclamación.
• Registro de oferentes: el necesario para que un consumidor pueda presentar una queja o para atender a las autoridades.
• Prueba de autorización y solicitudes de PQRS: el tiempo que dure el tratamiento y el que se requiera para acreditar el cumplimiento de la ley.
• Cookies: según la tabla de la Política de Cookies.
• Datos de clientes de Comerciantes: mientras el Comerciante use el servicio y hasta 30 días después para que los exporte; luego los suprimimos, salvo instrucción distinta del Responsable o deber legal.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información (principio de seguridad, artículo 4, literal g, de la Ley 1581 de 2012): conexión cifrada (HTTPS), contraseñas almacenadas con hash, control de acceso a los sistemas y protección contra ataques. Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo investigamos, lo reportamos a la SIC en los términos que exige la ley y, cuando exista riesgo para ti, te avisamos.

Colnexo inscribe sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC cuando la ley lo exige (Decreto 886 de 2014, modificado por el Decreto 090 de 2018).

13. Tus derechos como titular

El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te da estos derechos, que puedes ejercer frente a Colnexo cuando somos Responsable o Encargado:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada, que induzca a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que le hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley, una vez hayas agotado la consulta o el reclamo ante nosotros (artículo 16).
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a tus datos que hayan sido objeto de tratamiento.

Cómo ejercerlos: escribe a legal@colnexo.com con el asunto «Habeas Data Colnexo» o usa el formulario de la página de PQRS y Habeas Data. Allí explicamos el procedimiento y los plazos: consultas, 10 días hábiles (prorrogables 5 más) y reclamos, 15 días hábiles (prorrogables 8 más), conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Tus datos de contacto en cualquier solicitud se usan solo para responderla.

14. Menores de edad

Colnexo es un servicio para mayores de 18 años. No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas ni adolescentes, cuyo tratamiento está proscrito salvo datos de naturaleza pública (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012). Si eres madre, padre o representante y crees que un menor nos entregó datos, escríbenos a legal@colnexo.com y los eliminaremos. Los Comerciantes que usan Pro Inteligente no deben recolectar datos de menores por el asistente.

15. Cambios a esta política y vigencia

Esta política rige desde el 26 de septiembre de 2026 y se mantiene vigente mientras se traten datos personales con las finalidades descritas o hasta que publiquemos una versión nueva. Si hacemos cambios sustanciales, en especial sobre las finalidades, te avisaremos oportunamente por correo y en el sitio, y si cambia la finalidad del tratamiento te pediremos una nueva autorización (artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). Conservamos las versiones anteriores para poder acreditar qué política te fue informada en cada momento.

Para entender el resto de las reglas del servicio, lee los Términos y Condiciones y la Política de Cookies. Si necesitas ayuda, visita la página de ayuda.